什么是项目沟通管理

　　项目沟通管理(project communication management)包括为了确保项目信息及时适当的产生(generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存(storage)和最终配置 (ultimate disposition)所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素--人(people)、想法(ideas)和信息 (information)之间提供了一个关键连接。

　　一、IT项目中沟通的重要性

　　对于一个成功的项目，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。沟通在整个过程中起着非常关键和重要的作用。一个项目的失败，问题并不在于计划、监控上，而是出在沟通上面。有效的信息沟通，对于整个项目的进度控制、风险预测、需求确定以及人际关系的改善都起着促进的作用。

　　据统计，在项目进行过程中，有70%以上的失败项目，不是因为计划不周详，也不是控制不到位，而是因为项目某些资源无法及时、充足利用。而这直接与沟通不利有关。项目经理在管理过程中一定要花至少75%以上的时间来与项目各方干系人进行协调和沟通，得到他们的理解和支持。做到这一点，项目就成功了一半。可见，有效的信息沟通在项目管理中的重要性已经是毋庸置疑。

　　1、决策和计划的基础

　　一个成功的项目经理，在入职以后，首先要确认项目组的成员，相关干系人以及汇报上级进行有效的项目信息沟通，以此来了解整个项目的进度、成本预算、职责分配、时间安排、预测风险等。只有进行有效的项目信息沟通才能对项目进行决策和计划。 

　　2、确认需求进行有效实施的必要条件

　　在IT项目的确定过程中，也许会遇到这样的一个问题，当客户提出软件开发需求后，作为项目经理必须进行需求调研。需求调研就是要与客户就其所需要的功能、流程、操作等需要为基础。而当团队花费了大量的时间成本和人力成本对客户提出的需求确定后拿给客户进行确认，结果是令人失望的，客户说这不是他们所想要的产品。产生这样的结果，其主要原因是因为项目经理没有列出需求管理(包括详细的沟通计划及要求沟通)计划，没有考虑需求沟通中所需的人员、资源、时间的要求，而导致需求调研缺乏准确性。
 

　　3、改善人际关系的桥梁

　　有效的沟通可以改变项目管理的内部环境。使整个团队更加具有凝聚力。信息沟通可以表达人的思想、感情与态度，用来建立和改善人际关系。可以提升人与人、人与团队的默契程度以提高实施效率。

　　4、成功项目领导的核心

　　沟通分为下行沟通(downward communication)：指信息从管理者流向下属人员的沟通。和上行沟通 (upward communication)：指信息从下属人员流向管理者的沟通。项目经理通过这两种沟通方式，来掌握项目进度，汇报上级。对风险以及决策可以做出及时回应，成功完成项目。有效的信息沟通是作为项目经理成功角色的核心。

　　二、沟通对项目实施效率的影响

　　沟通对项目实施效率的影响往往是间接的、不易觉察和量化的。以下是浅谈沟通对项目实施效率产生影响的因素分析。

　　1、沟通的方式将影响项目实施的效率

　　在一个项目团队进行产品开发的过程中，该项目团队的项目经理在一次开例会的过程中，对技术部各个小组成员在项目实施过程中产生的BUG进行了一一列举，并且情绪激动。言辞过激，这使开发人员的自尊心很受伤害，但是问题却一点也没有解决。在项目管理中，这种带情绪化的沟通方式其实是一种病态的沟通方式。对于解决问题没有任何帮助。最后大家研究发现，这么多BUG并非代码的原因，而是部署问题。所以，项目经理在沟通中，应该注重沟通方式，以使项目实施更加有效。

　　2、沟通使用的现代化工具对项目实施效率的影响

　　在项目干系人(项目组成员、汇报上级领导、客户)存在于不同地区和区域的项目团队，使用沟通便利的工具可以避免在区域来回之间的时间成本的消耗。这就明显的提高沟通的快捷，提升项目实施的效率。比如：运用电子邮件、即时通讯软件、视频会议等高科技沟通手段。

　　3、项目团队规模对项目实施效率的影响

　　项目团队的规模包括项目组成员人数和项目开发的复杂程度以及团队的组织形式。其项目组成员人数越多，在沟通起来通过的纵向层级和横向层级越多，信息到达就越慢，而在传达信息中会出现失真现象。同样，沟通路径所消耗掉的工作量多少取决于软件项目本身的复杂度和耦合度。项目开发的复杂程度越高，沟通就越复杂。团队的组织形式越简单，沟通起来就越便利，项目实施的效率就越高。
 

　　4、有效的沟通计划对项目实施效率的影响

　　沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息;什么时候需要; 怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。沟通计划的大部分工作是在项目前期阶段的一部分来完成。沟通计划常常与组织计划紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。

　　总结：

　　通过IT项目的沟通管理，考虑项目团队的外部因素和内部环境，只有进行有效的沟通才能进行项目研发过程中的决策和实施。以促进项目的顺利和及时完成。理论和实践都已证明，沟通管理实施越好，团队的凝聚力越高，项目实施的效率也就越高。

　　企业的研究和开发是企业的未来。而实行IT项目团队是搞好项目研发的非常有效的手段。根据笔者在相关企业的经验，IT项目团队中，项目经理沟通技能的好坏，关注沟通在项目管理中的重要程度以及沟通的方式、团队的规模、有效的运用通讯工具等因素是项目经理推动项目顺利进行和成功的关键因素。

　　最后需要指出的是，本文只是在项目团队沟通管理方面做些尝试性浅谈。实际上，项目团队管理涉及的内容远不止本文所讨论的这些内容，如何建立高效的团队、如何规避项目风险、如何使团队更具有凝聚力以及高效的默契感等都需要进行研究。我们希望借此文能起到抛砖引玉的效果，引起更多人对团队管理的关注，为中国企业成功地运用项目团队提供更多有益的思路和建议。